組合員資格取得の手続き(総務事務システムでの申請)

(県立学校・県教育委員会・その他教育機関に勤務する方)

非常勤職員の方は「非常勤職員」メニューから、それ以外の方は「給与等事務」メニューからお進みください。
また、端末を支給されていない方等については、代理入力の権限を持った方(所属所の事務担当者等)へ電子申請をしてもらうよう依頼してください。

a.事前に準備しておくもの

資格取得の手続きは、採用日(着任日)から5日以内に行う必要があります。速やかに手続きを行うため、事前に以下の書類を準備しておいてください。 

・<必須>個人番号の本人確認書類

ž総務事務システムの職員基本情報に個人番号を登録する際の本人確認に使用します。
共済組合への提出は不要ですが、総務事務センターへの提出が必要です。

本人確認書類
番号確認書類	身元確認書類
ž個人番号カード(マイナンバーカード)の写し(両面)	(表面が身元確認書類、裏面が番号確認書類となります。)
ž個人番号通知カードの写し又は個人番号が記載された住民票・住民票記載事項証明書 (注)通知カードの写しは、氏名・住所等の記載情報が住民票の情報と一致している場合に限り使用することができます。 (注)転居や氏名変更等により追記欄に裏書がある場合は、裏面の写しも必要です。 (注)身元確認書類の氏名、住所、生年月日等と内容が一致していることを確認してください。	次のうちいずれか1つ ž運転免許証または運転経歴証明書の写し(表面のみ) (注)転居や氏名変更等により備考欄に裏書がある場合は、裏面の写しも必要です。 žパスポートの写し(身分事項のページのみ) ž身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書のうち1種類の写し(写真、氏名、生年月日または住所記載部分) ž本人の顔写真の表示のある身分証明書や資格証明書で、氏名、生年月日または住所の記載のあるもの(提出時に有効なものに限る)の写し 【具体例】県職員証、県教委発行の身分証明書(表裏両面とも)、船員手帳、無線従事者免許証、検定合格証 等 上記の身元確認書類の提出が困難な場合は、以下の書類のいずれか2つの写し(写真なし書類) ž年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書、源泉徴収票 ž次のような、顔写真のない、氏名、生年月日または住所が記載された書類 例1.身分証明書や資格証明書 例2.国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書(提出時に領収日または発行日が6か月以内のもの) 例3.印鑑登録証明書、戸籍の附票、戸籍謄本、戸籍抄本、住民票、母子健康手帳(提出時に有効なものまたは発行・発給された日から6か月以内のもの)

・<必須>基礎年金番号の分かるもの
組合員資格取得届書の申請に使用します(共済組合への提出は不要)。

 ・<必須>給付金等受領口座に指定する口座の「金融機関名、支店名、口座番号、口座名義人がわかる通帳やキャッシュカード、インターネットバンキングの画面の写し」
ž山陰合同銀行・島根銀行・中国労働金庫・島根県農業協同組合・ゆうちょ銀行のいずれかの口座を指定してください。
共済組合への提出が必要です。

・<一般組合員のみ>これまでに加入していた年金制度が分かるもの
年金加入期間等報告書の記入に使用します(共済組合への提出は不要)。

・<該当者のみ>被扶養者の個人番号が分かるもの及び被扶養者認定に必要となる書類
被扶養者の個人番号が分かるものは、被扶養者認定申告書を申請する際に使用します。
認定に必要となる書類の詳細は、所属所の事務担当者へお問い合わせください。 

・<該当者のみ>公費負担医療費助成制度の受給資格証・医療証等の写し
ž組合員及び被扶養者が、以下の公費負担医療費助成制度の適用を受けている場合は、共済組合への報告が必要です。

報告が必要となる公費負担医療費助成制度

乳幼児等・子ども医療費助成制度(県外の市区町村から受給資格証の交付を受けている場合のみ)

福祉医療費助成制度(島根県内の市町村から医療証の交付を受けている場合)

その他、県外の地方公共団体の条例に基づき実施される医療費助成制度 【例】広島県:福祉医療公費負担制度、岡山県:心身障害者・ひとり親家庭等医療費助成制度、 鳥取県:特別医療費助成制度(重度心身障がい者、精神障がい者、特定疾病、ひとり親家庭)、 山口県:福祉医療費助成制度 (注)自立支援医療受給者証については報告の必要はありません。

b.出勤日初日の手続き(組合員資格取得・被扶養者認定関係)

<総務事務システムについて>

総務事務システムの「職員基本情報」の入力やシステム全般のことについての問い合わせは、共済組合ではお答えできませんので、総務事務センターのヘルプデスク(正規職員等 電話:0852-22-5784、非常勤職員等 電話:0852-22-6299)にお問い合わせください。
(「福利厚生(学校)」メニュー内の各様式(「組合員資格取得届書」や「給付金等受領口座届出書」等)については共済組合へお問い合わせください。) 
<関係書類の送付における留意点>
共済組合あての書類が総務事務センターに届くことが散見されます。共済組合あての書類を誤って総務事務センターあて専用封筒(サーモンピンク・赤・緑)に混入しないようにご留意ください。

・<必須>

組合員資格取得届書・給付金等受領口座届出書

1.総務事務システムの「職員基本情報」に個人番号を登録。

2.総務事務システムから「組合員資格取得届書」、「給付金等受領口座届出書」を電子申請。

総務事務システムの様式「給与等事務(会計年度の方は「非常勤職員」)」-「福利厚生(学校)」-「資格取得・喪失」の様式No(s)4101、No(s)4103から電子申請を行ってください。

紙様式での提出は受け付けません。

3.給付金等受領口座に指定した口座の「金融機関名、支店名、口座番号、口座名義人がわかる通帳やキャッシュカード、インターネットバンキングの画面の写し」を、上記2の電子申請後に出力される「送付書」に添付の上、共済組合へ送付。

4.「個人番号の本人確認書類」を総務事務センターへ送付。

• 総務事務センターにおける個人番号の本人確認が完了すると、「個人番号届出書」が共済組合に送信されます。
• 過去に総務事務システムに個人番号を登録したことがある方については、総務事務システムへの個人番号の登録や総務事務センターにおける本人確認が不要になるケースもあります。詳細については総務事務センターにお問い合わせください。(個人番号の登録等が不要になる場合であっても、上記1、2の手続きは省略できません。)

 

・<一般組合員のみ>

年金加入期間等報告書

1.総務事務システムから「年金加入期間等報告書」を印刷。
総務事務システムの様式「給与等事務」-「福利厚生(学校)」-「資格取得・喪失」の様式No4121から様式を印刷してください。

2.基礎年金番号等を記入して共済組合へ提出。
(過去の加入制度について、ねんきん定期便等で確認が取れている場合は、加入期間の記入は不要です。)

一般組合員と短期組合員の例

一般組合員	短期組合員
正規職員 暫定再任用フルタイム職員 任期付育休代替職員	臨時的任用職員(常勤講師等) 会計年度任用職員(非常勤講師等) 再任用短時間職員

参考 本部サイト「組合員の種別」(本部ホームページへ移動)

・<該当者のみ>

被扶養者認定申告書
被扶養者の認定を受けようとする場合には、扶養の事実が生じた日から、原則5日以内に届出をしてください。なお、30日を超えて届出をした時には申告日からの認定になります。

1.「職員基本情報」へ被扶養者認定を受けようとする家族の個人番号を登録。

2.総務事務システムから「被扶養者認定(取消)申告書」を電子申請。

(ア)総務事務システムの様式「給与等事務(会計年度の方は「非常勤職員」)」-「福利厚生(学校)」-「被扶養者」の様式No(s)4301から電子申請を行ってください。

(イ)紙様式での提出は受け付けません。

(ウ)被扶養者認定申告書の確定ボタンを押すと、「個人番号届出書」が共済組合に送信されます。

(エ) 出生した子を被扶養者認定する場合であって、申告書を提出する際に個人番号が未交付の場合は、「被扶養者認定申告書」の「備考1:乳幼児等のため、個人番号が未交付ですので、後日届け出ます。」にチェックを付して電子申請し、個人番号が交付され次第、総務事務システムの職員基本情報に該当する子の個人番号を登録の上、再度「被扶養者認定申告書」を提出してください。その際の被扶養者の要件を備えた「その理由」欄には、「個人番号報告のため」と入力してください。

3.被扶養者認定に必要となる書類(被扶養者の個人番号が分かるものは除く)を、上記2の電子申請後に出力される「送付書」に添付の上、共済組合へ送付。

(注)被扶養者については、個人番号の本人確認書類を総務事務センターへ送付する必要はありません。

 ・<該当者のみ>

公費負担医療費助成制度適用・停止報告書

1.総務事務システムから「公費負担医療費助成制度適用・停止報告書」を印刷。

(ア)総務事務システムの様式「給与等事務(会計年度の方は「非常勤職員」)」-「福利厚生(学校)」-「各種給付」の様式No(s)4421から様式を印刷し、必要項目を記入してください。

2.上記1の報告書及び「受給資格証・医療証等の写し」を共済組合へ送付。